Ką reikėtų žinoti apie elektronines atostogas?

Elektroninės atostogos taupo laiką, kaštus ir padeda išvengti teisminių ginčų... bet tik tuomet, kai jos teisingai įdiegtos.


Lietuvos Respublikos teisinė aplinka leidžia (ir net skatina) elektroninę dokumentaciją įmonių viduje. Jau šešeri metai kaip priimti ir veikia visi reikalingi teisės aktai, kad privatus sektorius galėtų efektyvinti įmonės procesus, pereiti prie elektroninės dokumentacijos, atsisakyti nereikalingų dokumentų.

Atostogų metas neturi reikšti papildomo darbo krūvio personalo skyriui ir vadovams. Visa reikalinga dokumentacija - prašymai, atostogų grafikų derinimai, parašų rinkimas, dokumentų ruošimas derinimai, tvirtinimai, atmetimai, atostogų pakeitimai ir įsakymai - neturi užtrukti daugiau nei kelios minutės. Šie rutininiai administraciniai darbai gali ir turi būti automatizuojami.

Tereikia naudojamus procesus pritaikyti prie teisinės ir technologiškai pažengusios verslo aplinkos.

Kaip teisiškai tvarkingai optimizuoti įmonės personalo atostogų dokumentaciją ir procesus? 

Būtina remtis galiojančiais teisės aktais. Pagal 2011 m. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių 5.6 punktą įstaigos vadovas „nustato, kurie trumpai saugomi ir neperduodami kitiems fiziniams ar juridiniams asmenims įstaigos veiklos elektroniniai dokumentai gali būti sudaromi ne pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas ar su juo suderintas elektroninio dokumento specifikacijas (toliau – Specifikacija (-os) ir pasirašomi pažangiuoju elektroniniu parašu, taip pat ir šių dokumentų pasirašymo organizacines ir technines priemones“.

Taisyklių 16 punktas nurodo, kad: „Elektroninio dokumento turinyje viza, rezoliucija ir supažindinimo žyma nerašomos. Elektroninio dokumento turiniui vizuoti, rezoliucijai ar supažindinimo žymai įforminti įstaiga gali pasirinkti kvalifikuotą arba pažangųjį elektroninį parašą.“

Taigi, įmonės vadovo įsakymu arba Vidaus tvarkos taisyklėmis (kurias bet kuriuo atveju reikės turėti, o turimas keisti ar bent jau papildyti naujomis nuostatomis įsigaliojus naujajam Darbo kodeksui), reikia patvirtinti Elektroninių atostogų suteikimo tvarką.  Nurodyti, kad visi įmonės darbuotojų atostogų prašymai bus teikiami ir tvirtinami / atmetami, atostogų įsakymai pasirašomi per elektroninių atostogų sistemą, naudojant teisinę galią turinčiu pažangiuoju elektroniniu parašu, t.y. sistemoje paspaudus mygtuką.

Tokiu būdu Jūsų įmonėje bus sukurta teisinė galimybė darbuotojams atostogų prašymus pateikti, derinti, atsiimti, o vadovams juos tvirtinti arba atmesti nuotoliniu būdu tiesiog prisijungus internetu. Tiek vadovams, tiek ir darbuotojams bet kurioje pasaulio vietoje prisijungus internetu bus matomi visų darbuotojų pateikti prašymai, atostogų grafikai, atostogų likučiai, pavadavimai ir pan. 

Verslo efektyvumo prasme tai yra nepaneigiamas privalumas. Elektroninės atostogos taupo ir laiką, ir kaštus, nes nereikia spausdintų ir ranka pasirašytų dokumentų nešti, siųsti per paštą ar ieškoti asmens tapatybės kortelės  ir slaptažodžio elektroniniam parašui patvirtinti. Nereikia dokumentų ruošti, spausdinti ir archyvuoti spintose. Visa įmonė, tiek darbuotojai, tiek vadovai, išvengia nereikalingo rutininio administracinio darbo. 

Elektroninių atostogų teisiniai aspektai ir privalumai

Teisine prasme ši elektroninė atostogų sistema yra daug patikimesnė ir saugesnė nei tradicinė, popierinė:

  • Darbuotojas gali išeiti atostogauti dar nespėjęs sukaupti atostogų, o HR skyrius dažnai nespėja sutikrina atostogų likučių. Darbuotojui išeinant iš darbo, tų "į skolą atostogautų" dienų negalima išskaičiuoti iš atlyginimo.

  • Darbuotojui pareiškus esą kažkada praeityje jis neatostogavo, įmonei įrodyti priešingai gali pasirodyti ne taip jau paprasta - nes reikia įrodinėti parašo autentiškumą, faktines aplinkybes ir t.t.. 

To nenutiks naudojant HCM.lt elektroninių atostogų sistema, kadangi duomenų bazėje yra saugoma visa informacija - kas ir kada prašymą pateikė, atsiėmė, pasirašė. Ši informacija ir kiti dokumento meta duomenys yra matomi dokumento kortelėje. Šiuo atveju dokumento originalą, turintį teisinę galią, sudaro pats elektroninis dokumentas, dokumento meta duomenys dokumento kortelėje ir informacinėje sistemoje saugomi su tuo dokumentu susiję veiksmai.

Ir svarbiausia, HCM.lt yra sukurta debesijos pagrindu, todėl visa informacija ir kiti dokumento meta duomenys yra objektyvūs ir teisiškai patikimi. Nei viena ginčo šalis - nei darbdavys, nei darbuotojas, prisijungti prie meta duomenų ir jų pakeisti, koreguoti, klastoti neturi techninių galimybių. 

Teisinio ginčo atveju tai yra patikimi įrodymai Darbo ginčų komisijai ir teismui.

Be to, personalo skyrius ir vadovai bet kurią akimirką gali matyti teisingus atostogų dienų likučius ir į tai atsižvelgti tvirtinant atostogų prašymus.

Komentarai