Atostogų planavimas gali būti tikras iššūkis tiek darbdaviui, tiek ir darbuotojui, kuris dažnu atveju gali baigtis teisme. Teisminių bylų dėl atostogų suteikimo yra gana daug, bylinėjimosi procesas ilgas ir brangiai kainuojantis. 

Kodėl kyla ginčas?

Atostogų planavimo ir suteikimo procesas - derinimo, suteikimo tvarka, atostogų suteikimo terminai po darbuotojo pareiškimo padavimo, atostogų įforminimas ir pan. -  nėra įstatymų detaliai reglamentuotas. 

Darbo kodeksas leidžia atostogų suteikimo tvarką nustatyti įmonės vidaus teisės aktuose. Tik svarbu, kad tokia tvarka nepablogintų darbuotojų padėties lyginant su Darbo kodekse numatyta.

Kai įmonėje atostogų suteikimo procesas nėra reglamentuotas įmonės vidaus tvarkos taisyklėmis, yra būtinas individualus darbuotojo ir darbdavio susitarimas dėl atostogų suteikimo. 

Remiantis Darbo kodeksu, dėl kasmetinių atostogų suteikimo šalys turi susitarti, turi būti suderinta abiejų šalių valia. Darbuotojas turi bendradarbiauti su darbdaviu ir atvirkščiai, kartu derinant tiek asmeninius darbuotojo, tiek darbdavio interesus.

Teismai akcentuoja abiejų šalių lygybės principą: “Tokiu susitarimu šalys turi aiškiai suderinti savo valią dėl atostogų pradžios ir pabaigos. Derinimo procese darbdavys turi nepažeisti darbuotojų teisių, o darbuotojas – darbdavio, be to, turi būti atsižvelgta į darbo sutarties šalių lygybės principą, kuris suponuoja tai, jog atostogų suteikimo pradžia ir pabaiga turi būti nustatyta atsižvelgiant tiek į darbuotojo, tiek ir į darbdavio teises ir teisėtus interesus.” (Vilniaus apygardos teismo byla 2A-146-340/2011)

“Reikalavimas susitarti dėl darbuotojo teisės į kasmetines atostogas įgyvendinimo tvarkos įstatyme įtvirtintas siekiant maksimaliai suderinti neretai besikertančius darbo sutarties šalių interesus (darbuotojo – pasirinkti atostogas norimos trukmės (pvz., dalimis) ir jam patogiu laiku, darbdavio – tinkamai organizuoti darbo procesą, kad dėl darbuotojų atostogų nenukentėtų įmonės ar įstaigos veiklos efektyvumas). Darbdavys turi turėti galimybę tinkamai organizuoti darbą, tačiau darbas turi būti organizuojamas nepažeidžiant darbuotojų teisių, taip pat ir teisių į kasmetinį poilsį, t. y. darbas turi būti organizuojamas taip, kad kiekvienas darbuotojas turėtų realią galimybę pasinaudoti jam įstatymo suteiktomis garantijomis, taip pat ir teise į kasmetines atostogas per tuos metus, už kuriuos atostogos suteikiamos, o ne vėliau." (Vilniaus apygardos teismo byla 2A-461-302/2009)

Atostogų suteikimo pagrindas

Suderintas atostogas reikia ir teisingai įforminti, kad vėliau nekiltų ginčų. Darbo kodekse nurodoma, kad kasmetinės atostogos įforminamos darbdavio nustatyta tvarka.

Teismas pateikia aiškinimą, kad: “Šiuo atveju esminę reikšmę turi faktinis susitarimas su darbdaviu, išreikštas žodžiu, rezoliucija, patvirtinus atostogų grafiką ar bet kokiais kitais veiksmais, o ne formalaus įsakymo priėmimas, kurio tikslas net nėra duoti sutikimą (išreikšti valią) dėl atostogų, o jis skirtas tik buhalteriniam įforminimui ir negali būti laikomas teisių ir pareigų atsiradimo pagrindu.” (Lietuvos Aukščiausiojo Teismo byla 3K-3-405-1075/2018) 

Tačiau žodinis susitarimas, nors ir teisiškai galėtų būti pakankamas atostogų pagrindas, nei darbo ginčų komisijoje, nei teisme nebus laikomas vienareikšmišku įrodymu. Vienas tokių atvejų jau buvo nagrinėjama teismuose, kuomet įmonėje pagal nusistovėjusią praktiką su darbuotojais atostogų laikas būdavo suderinamas  telefonu, o vėliau buvo rašomi pareiškimai. Kilus ginčui dėl atostogų suteikimo, teisėjų kolegija pagrįstai įvertino, kad: “Tokie prieštaringi bylos šalių argumentai ir jų nurodomos aplinkybės, nesant objektyvių juos patvirtinančių ar paneigiančių duomenų (byloje apklaustų liudytojų parodymai, kad atsakovas pagal nusistovėjusią praktiką su darbuotojais suderindavo atostogų laiką telefonu, o vėliau buvo rašomi pareiškimai, teikia galimybę teigti, kad atsakovas galėjo sudaryti pagrindą kasatorei manyti, jog atostogos jai bus suteiktos, tačiau tokios prielaidos nepatvirtintos kitais įrodymais), negali būti laikomi vienareikšmiškai įrodančiais vienos ar kitos ginčo šalies poziciją.”(Lietuvos Aukščiausiojo Teismo byla 3K-3-244-313/2015)

Vadinasi, kaip teigiama Lietuvos Aukščiausiojo Teismo nagrinėjamoje byloje: "Dėl kasmetinių atostogų suteikimo darbuotojas su darbdaviu turi susitarti, o tokį susitarimą gali patvirtinti tik rašytiniai įrodymai, t. y. darbuotojo pareiškimas ir darbdavio rašytinis sprendimas suteikti atostogas."  (Lietuvos Aukščiausiojo Teismo byla 3K-3-244-313/2015)

Reikia teisiškai patikimos tvarkos efektyviai įmonei

Kaip sukurti teisėtą, bet paprastą ir greitą atostogų tvirtinimo procesą?

Atostogų tvirtinimas be popierių

Paprastai atostogų derinimas ir tvirtinimas užima daug laiko ir popierizmo tiek darbuotojams, tiek ir vadovams. Darbuotojas rašo popierinį atostogų prašymą, derina jį su tiesioginiu ar įmonės vadovu, dedama rezoliucija, personalo skyrius ruošia įsakymą. Atostogų dokumentai turi būti laiku pristatyti buhalterijai, nepasimesti, kad buhalterija suskaičiuotų darbo užmokestį ar išmokėtų atostoginius iki atostogų pradžios. Visa dokumentacija turi būti susegta į bylą, saugoma ir archyvuojama

Jums reikia efektyvesnio ir greitesnio atostogų planavimo proceso? Ieškokite atostogų planavimo ir tvirtinimo programų. Šiuolaikinės atostogų tvirtinimo programos  ne tik sumažina biurokratizmą ir įmonės administracinius kaštus. Naudojant tinkamus įrankius, atostogų planavimą galima padaryti greitą, patogų, ir tuo pačiu teisėtą ir net labiau teisiškai patikimą nei naudojant popierinius dokumentus. 

Pavyzdžiui,  HCM.LT ir E-atostogos.lt platformos pilnai skaitmenizuoja atostogų planavimą ir yra preciziškai pritaikyta Lietuvos ir ES teisiniams reikalavimams. Įsiregistravę E-atostogos.lt portale jau gausite paruoštas, teisiškai tvarkingas visas tam būtinas atostogų tvirtinimo tvarkas.

Minėtos platformos patikimai fiksuoja visus su atostogų pateikimu, tvirtinimu, keitimu, atšaukimu susijusius veiksmus, tiksliai skaičiuoja kiekvieno darbuotojo atostogų balansą ir neišnaudotų atostogų dienas, ištaiso prašymuose klaidas, generuoja ataskaitas, grafikus, įsakymus.  Žiūrėkite video pristatymą, kaip veikia įmonėje atostogų valdymas be popierių:

Visa tai leidžia išvengti nuostolių pasimetus atostogų prašymams, padarius klaidas dokumentuose, darbuotojui klaidingai suskaičiavus atostogų likučius. Kiekviena klaida Jūsų įmonei gali reikšti tiesioginius finansinius nuostolius.

Užtenka išvengti vienos klaidos dokumente, pamesto atostogų prašymo, neteisingai paskaičiuotų atostogų likučių, vieno ginčo teisme, ir Jūsų įmonei tokia atostogų planavimo sistema atsipirks kelis metus į priekį.