Kaip tvarkingai aprašyti darbinį inventorių

HCM.LT labai patogu saugoti visą su darbuotojais susijusią informaciją – atlyginimų istoriją, telefono numerius, darbo valandas, atostogas, komandiruotes ir t.t. 

Daugelis įmonių taip pat čia saugo ir darbuotojams priskirtas darbines priemones – pvz., įėjimo kortelės ID, laptopo serijinį numerį, telefono IMEI ar automobilio informaciją. HCM.LT platforma ir šiais atvejais užtikrina reikalingus HR procesus, generuoja dokumentus, kaupia istoriją, leidžia vienoje vietoje matyti visą darbuotojams priskirtą inventorių ir jo savininkus, palengvina inventorizaciją. 

HCM.LT tvarkingai kaupia duomenis ir generuoja dokumentus apie darbuotojams priskirtą turtą 

Šiame įraše aprašysiu rekomenduojamas praktikas, kaip HR arba vadovams patogiau tvarkingai kaupti ir sekti informaciją apie darbuotojams išduotas darbo priemones („darbinį inventorių“).

Patogiausia apsirašyti reikalingus HRM procesus, pvz., „Praėjimo kortelės perdavimas-priėmimas“ arba „Darbinio telefono perdavimas-priėmimas“. Tada inventoriaus perdavimas, keitimas ar grąžinimas užtruks tik kelias sekundes, per kurias sistema be klaidų sugeneruos reikiamus dokumentus ir surašys informaciją į darbuotojų istoriją.


Inventoriaus perdavimas vienam darbuotojui

Vienam darbuotojui galima pradėti perdavimo-priėmimo procesą tiesiog paspaudus dešinį pelės klavišą ant to darbuotojo eilutės (mobiliajame telefone – ilgiau palaikius paspaudimą) ir pasirinkus veiksmą iš sąrašo.

Materialaus turto perdavimas darbuotojui


Kaip ir visuose HCM.LT procesuose, nurodome keičiamus duomenis (šiuo atveju, „Praėjimo kortelės numerį“) ir datą, nuo kada ši praėjimo kortelė darbuotojui priskiriama. 

Jeigu norite automatiškai sukurti perdavimo-priėmimo akto dokumentą, nurodykite ir inventorių perduodantį asmenį. Sugeneruoto dokumento forma ir tekstas kuriamas pagal jūsų įmonės šabloną arba galima pasinaudoti HCM.LT standartiniais dokumentais.

Automatiškai generuojamas inventoriaus perdavimo-priėmimo aktas

Tiek perduotą kortelę, tiek ir sugeneruotą dokumentą matysite darbuotojo asmens kortelėje / istorijoje.

Toks priėmimas-perdavimas užima nuo kelių sekundžių iki pusės minutės, bet užtikrina tvarką, kas ilgainiui sutaupys daugybę laiko ir ginčų.

Inventoriaus perdavimas iš karto keliems darbuotojams

Jeigu darbines priemones išduodate iš karto keliems žmonėms, daug kartų spaudinėti tą patį procesą labai nepatogu. Kad būtų patogiau, galima iš pradžių viską surašyti tiesiog Darbuotojų lange („gride“), ir patvirtinti visus duomenis vienu kartu Pakeitimų lange.

Inventoriaus perdavimas keliems darbuotojams vienu mygtuko paspaudimu

Paskutiniame vedlio žingsnyje paspaudus „Patvirtinti“, visi reikiami aktai ir kiti dokumentai kiekvienam darbuotojui susigeneruos vienu kartu.

Dokumentų pasirašymas

Sugeneruotus dokumentus galima atspausdinti ir pareikalauti fizinio parašo, prieš perduodant inventorių. 

Tačiau teisiniu požiūriu taip pat galite šiuos dokumentus išsiųsti kiekvienam darbuotojams pasirašyti pažangiuoju parašu per HCM.LT platformą. Išsiųstą dokumentą darbuotojas galės atsidaryti, perskaityti ir pasirašyti per darbuotojo savitarną. 

Tokiu atveju nereikės jokių popierių -  sugeneravus dokumentus tiesiog paspauskite mygtuką “Siųsti darbuotojų pasirašymui savitarnoje”.

Inventoriaus keitimas

Visi fiziniai daiktai anksčiau ar vėliau lūžta bei genda, tad ilgainiui reikės daryti darbinių priemonių keitimą.

Tuo tikslu pasirinkite tą patį HRM procesą dešiniuoju pelės mygtuku ir nurodykite naują inventorių (pvz.  praėjimo kortelės numerį) bei keitimo datą. Arba tiesiog Darbuotojų lango „gride“ užrašykite ant viršaus naujus numerius ir patvirtinkite viską Pakeitimų lange.

Darbuotojų sąraše matysis jau naujasis kortelės numeris, o istorijoje išliks ir senasis, ir naujasis. Be to, sistema akimirksniu sugeneruos atitinkamą pakeitimo dokumentą (-us).


Turto grąžinimas


Turto grąžinimą galite dokumentuoti tokiu pat priėmimo-perdavimo aktu (programa automatiškai įrašys „Darbuotojas grąžina, o Darbdavio atstovas priima...“). Priklausomai nuo įmonės poreikių ir taikomos praktikos, sistema gali automatiškai paruošti ir visai kitokios formos “Turto grąžinimo” aktą.

Darbuotojo istorijoje matysis šio fakto įrašas ir bus sugeneruotas reikiamas dokumentas.

Darbinio inventoriaus filtras

Kadangi darbuotojų informacijos ilgainiui prisikaupia gana daug, rekomenduojame turėti informacijos filtrus specialiai perduotam inventoriui matyti. Norimą vaizdą su reikiamais duomenimis paprasta susikurti ir labai patogu naudotis kasdieninėje veikloje.

Naudojant filtrus patogu greitai pasiekti norimus duomenis

Be to, taip bus patogiau atsisiųsti išfiltruotus duomenis “darbuotojas -> priskirtas inventorius” Excel formatu.

Naudojantis išmaniuoju telefonu, tas pats išfiltruotas vaizdas atrodo taip:

Visi duomenys  greitai ir patogiai pasiekiami ir telefone 

Taigi, įmonės vadovai, personalo skyrius ar administratorė bet kuriuo metu ir iš bet kurios pasaulio vietos prieina prie šios informacijos. Radus pamestą daiktą nebereikia lakstyti tarp administracijos, IT skyriaus, buhalterijos ir sandėlio.

Kaip apskaityti mobiliuosius telefonus?

Darbinis telefonas iš tikrųjų yra keli atskiri turto vienetai: pats išmaniojo telefono aparatas, jo SIM kortelė bei vienas ar keli priedai.

Rekomenduojame informaciją aprašyti tokiuose laukeliuose: 
„Darb. telefono modelis“ – pvz., „iPhone 11XS / IMEI 123456-7890“
„Darb. telefono SIM kortelė“ – pvz., „+370 616 123 45 PIN 1234 PUK 123456789“
„Darb. telefono priedai“ – pvz., „Bevielės ausinės, telefono pakrovėjas ir USB pakrovimo laidas“

Tokį inventorių perduodant, perduodami trys dalykai vienu aktu: telefono aparatas, SIM kortelė, ir priedai. Telefono aparatui sugedus, galima daryti tik jo keitimą (SIM kortelė ir priedai lieka pas darbuotoją naudojimui su kitu telefonu, jų grąžinimo-keitimo dar nereikia). 

Atleidimo iš darbo atveju, matysite darbuotojo negrąžinto inventoriaus sąrašą: paskutinį perduotą telefono modelį, SIM kortelę ir priedus.

Pabaigai

HCM.LT yra darbuotojų informacijos valdymo  sistema - taigi, mūsų produktas yra patogiausias įrankis būtent darbuotojų informacijos kaupimui ir apdorojimui. Tuo tarpu įmonės turto nusidėvėjimą/amortizaciją, sandėliavimą, PVM atskaitymus ir kitus aspektus vis tiek būtina palikti finansų skyriui.

Nuosekliai naudojantis HCM.LT, turėsite daugiau tvarkos, mažiau neaiškumu ir dirbsite efektyviau - ko ir linkime visiems Naujųjų Metų proga :-)










Komentarai