Procesų skaitmenizacija

Ar prisimenate, kaip įmonių buhalterija buvo vedama sąsiuviniuose, klientų sąrašai sudarinėjami excelyje, pinigų pervedimai daromi banko kasose? Naujos technologijos visus senus verslo metodus pakeitė. Kas nesugebėjo įsisavinti inovacijų, tas nugrimzdo į praeitį, pralaimėjo konkurencinę kovą. Rezultate verslas tapo efektyvesnis.

Naujausi technologiniai trendai - mobilumas, socialiniai tinklai, analitika ir debesys - atveria tam galimybes. Labai svarbu nepasiklysti galimybių labirintuose. Nuo to priklauso verslo sėkmė arba jo išlikimas.

Personalo valdymo procesų skaitmenizacija

Skaitmeninė transformacija vs popierių perkėlimas į skaitmeninę erdvę


Kalbant apie skaitmenines technologijas, naudojami  ir neretai painiojami keli terminai - skaitmeninimas (ang. digitization), skaitmenizacija (angl. digitalization) ir skaitmeninė transformacija (angl. digital transformation). Tačiau tai nėra tik semantiniai terminologijos skirtumai.

Kaip rašo įtakingas verslo  žurnalas Forbes “Digitization, Digitalization, And Digital Transformation: Confuse Them At Your Peril“, organizacija, kuri laiku nesuvokia skirtumo tarp skaitmeninimo ir procesų skaitmenizacijos, laiku neįvertina skaitmeninės tranformacijos įtakos, pralaimi.

Skaitmeninimas (angl. digitization)
Skaitmeninimas - tai procesas, kai popieriniai dokumentai pakeičiami skaitmenine forma.

Galima išvardinti daug tokių pavyzdžių. Popierinių dokumentų skenavimas ir saugojimas kompiuteryje. Dokumentų pildymas kompiuteriu, jų pasirašymas elektroniniu parašu ir saugojimas. Dokumentų valdymo sistemos diegimas, kai perkeliama esama dokumentacija ir jau daugelį metų naudojami verslo procesai į sistemą. Seni neefektyvūs verslo procesai lieka, tik popieriniai dokumentai pakeičiami elektroniniais, fizinis parašas pakeičiamas į kvalifikuotą.

Svarbu suprasti, kad skaitmeninimas, nėra nei skaitmeninė tranformacija, nei verslo procesų optimizavimas ir skaitmenizavimas. Čia procesas iš esmės nepasikeičia. Tai tik analoginės informacijos priėmimą ir kodavimą nuliais ir vienetais, kad kompiuteriai ją galėtų saugoti, apdoroti ir perduoti. Elektroniniai dokumentai, kaip ir popieriniai, privalo pagal teisės aktų reikalavimus būti saugomi, archyvuojami, daromos kopijos, kad nepasimestų.

Ar įmonė tampa efektyvesnė? Deja, neretai skaitmeninimas įmonei reiškia dar daugiau laiko sąnaudų ir biurokratijos bei papildomų žmogiškųjų išteklių. Ar niekur negirdėtas pasakymas - įsidiegėm sistemą, prireikė papildomo etato?

Verslo procesų skaitmenizacija (angl. digitalization)


Verslo procesų skaitmenizacija yra procesų automatizavimas, procesų perkėlimas į skaitmeninę erdvę, atsisakant bet kokių popierinių ar elektroninių dokumentų, kas leidžia pasiekti didesnį efektyvumą planuojant ir valdant darbus.

Elektroniniai procesai yra tai, kas neša realią vertę įmonei ir klientams ir lemia konkurencinį pranašumą.

Įmonės naudoja daug popierinių dokumentų, kurie yra siunčiami pirmyn ir atgal, pasirašomi, saugomi, pvz., darbuotojų atostogų prašymai, įsakymai dėl mamadienių ir tėvadienių suteikimo, darbuotojų mokymo ir susipažinimo su naujomis taisyklėmis. Laukiame patvirtinimo, parašų, vėluojama, dokumentai pasimeta, gaištamas visų į procesą įtrauktų asmenų laikas. Kuo didesnė įmonė, tuo daugiau įmonėje randasi popierizmo, sumaišties, žmogiškųjų klaidų.

Technologijų pagalba įmonės gali automatizuoti šiuos procesus, kurti skaitmeninius procesus be jokių popierinių ar elektroninių dokumentų, užtikrinti, kad visi dalyvaujantys asmenys matytų reikiamą informaciją, galėtų lengvai su ja susipažinti, skaityti ir pasirašyti, gauti elektroninius pranešimus ir priminimus.

Pasaulyje žmogiškųjų išteklių valdymui plačiai naudojamos Personalo valdymo sistemos (HRMS - Human Resource Management System).  Šių programų pagalba skaitmenizuojami visi personalo valdymo procesai, dokumentų rengimas, darbuotojų informacijos valdymas.

Pavyzdžiui, atostogų automatizavimas. Verslo efektyvumo požiūriu tai yra nepaneigiamas privalumas. Elektroninės atostogos taupo ir laiką, ir kaštus, nes nereikia spausdintų ir ranka pasirašytų dokumentų nešti, siųsti per paštą ar ieškoti asmens tapatybės kortelės  ir slaptažodžio elektroniniam parašui patvirtinti. Nereikia dokumentų ruošti, spausdinti ir archyvuoti spintose.


Elektroninis susipažinimas su vidaus tvarkomis užtikrina tvarkingą vidaus taisyklių dokumentaciją, leidžia sekti statistiką ir susipažinimo istoriją, o darbuotojams - susipažinti su tvarkomis jiems patogiu metu ir patogioje vietoje.

Visa įmonė, tiek darbuotojai, tiek vadovai, išvengia nereikalingo rutininio administracinio darbo.Taip taupomas laikas, mažinami kaštai, didinamas įmonės efektyvumas ir darbuotojų pasitenkinimas. Modernus HRMS yra tiek pat reikalinga kaip ir el. paštas, el. bankininkystė, kompiuterinė buhalterijos programa ar CRM.

Skaitmeninė transformacija (angl. digital transformation)

Skaitmeninė transformacija yra visiškai kas kita nei skaitmenizacija. Skaitmenizacija yra būtina sąlyga, bet nepakankama, kad vyktų skaitmeninė transformacija.

Tai yra organizacijos strategija kaip konceptualiai pakeisti vartotojų patirtį, verslo modelį technologijų pagalba. Skaitmeninės transformacijos pavyzdžiai yra PayPal, Netflix, Amazon, Google, Uber, Airbnb, Revolut, Facebook.
Sėkmingi skaitmeninės transformacijos pavyzdžiai

Skaitmeninimas ir skaitmenizacija iš esmės yra susiję su technologijomis. Tačiau skaitmeninės transformacijos fokusas yra ne technologijos, o vartotojas.

Komentarai