Atostogų prašymai el. laiškais: 5 priežastys, kodėl tai prasta mintis

(teisininko komentaras)

Artėjant vasaros sezonui vadovai ir personalo specialistai ieško atostogų derinimo ir registravimo sprendimų. Dėl COVID-19 daugeliui darbuotojų dirbant nuotoliniu būdu, reikalinga patogi elektroninė tvarka planuoti ir tvirtinti atostogas. Procesas turi būti teisiškai patikimas. Pageidautina, be fizinio kontakto ir be popierių - kam papildomai rizikuoti, juk kiekvieno popieriaus taip lengvai neišdezinfekuosi.

Pirma į galvą šovusi mintis būtų derinti atostogas el. laiškais. Tačiau atsargių teisininkų toks būdas nežavi. Kodėl?

Pirmoji priežastis: el. laiškas nėra patikimas įrodymas įrodinėjant darbuotojo valią.

El. laišką gali atsiųsti bet kas! Techniniu požiūriu bet kuris žmogus pasaulyje gali siųsti el.laišką nurodydamas “from” ir “to” laukeliuose  ką tik nori. Pašto dėžutėje (inbox) gautus laiškus skaityti gali tik turint slaptažodį, tačiau juos atsiųsti galėjo kas tik nori. Gavote laišką iš įmonės direktoriaus ar savininko pervesti lėšas į nurodytą sąskaitą? Neskubėkite, pasitikrinkite kitais kanalais. Patikimų, kriptografiškai apsaugotų el. pašto sistemų nėra daug. Kartais siuntėjus-apsimetėlius atpažįsta brukalų filtrai, bet tikrai ne visada.

Viena vertus, gali atsirasti pokštautojų, kurie svetimu vardu rašinės atostogų prašymus; antra vertus, bet kuris darbuotojas išėjimo dieną gali pareikalauti kompensacijos už nepanaudotas atostogas, neva visi tie el. laiškais rašyti atostogų prašymai ne jo. Ar sugebėsite įrodyti ginčo atveju?

Antroji priežastis: el. laiškai nėra numeruojami ir registruojami, jie gali būti ištrinami be pėdsakų.

El. laišką galima ištrinti bet kada ir be jokių pėdsakų! Net jei saugote visus gautus el. laiškus ir niekada nieko netrinate, darbuotojas gali ginčytis, neva jūs ištrynėte jo prašymą atšaukti atostogas, pasilikote tik pirminį prašymą - atseit, darbuotojas taip ir neatostogavo, o sukauptus atostogų dienų likučius darbdavys vis tiek nubraukė.  

Net jei be galo pasitikite savo darbuotojais ir nelaukiate iš jų jokių pretenzijų, atkreipkite dėmesį ir į praktinius aspektus:

Trečioji priežastis: el. laiškai neinformuos, jog prašomai atostogų dienai darbuotojo likutis nepakankamas - galite stipriai prasišauti.

El. laiške nematysite realių atostogų dienų likučių konkrečiai dienai. Savo praktikoje esu daugybę kartų mačiusi, kaip iš darbo išeinantis darbuotojas turi kelioliką atostogų dienų “skoloje”, ir šio mėnesio atlyginimo nepakaks skolai padengti. 

Kaip tai nutiko? Užimtas vadovas nepasitikrino likučio su buhalterija, bet prašymą patvirtino. Darbuotojas kelis kartus užsisakė po savaitę ar dvi savaites atostogų į priekį, o buhalterija nespėjo išbraukti šių dienų iš balanso, todėl vadovas rėmėsi sena informacija.

Ketvirtoji priežastis: “piko metu” augant laiškų srautui, atsiras klaidų juos apdorojant.  O kiekviena klaida, pamestas atostogų prašymas, neapskaitytos faktinės atostogų dienos reiškia finansinius nuostolius, konfliktą ir potencialų ginčą teisme.

Gaunant daug el. laiškų su atostogų prašymais, pakeitimais ir atšaukimais, juos nesunku pamesti, supainioti, pavėluoti. Ar visi gaunami laiškai absoliučiai tvarkingi ir lakoniški? Ar nesupainioti metai ir mėnesiai, ar nesukeista pradinė ir galutinė atostogų data? 

Neužtenka, kad darbuotojas susiderino savo atostogas su vadovu: svarbu neužmiršti laiku informuoti buhalteriją apie atostogų datas, atostogų tipą, atostoginių išmokėjimo būdą, keičiamas ar atšaukiamas atostogas. Buhalterei visas užsakytas, pakeistas ar atšauktas atostogas privalu nepraleisti ir užregistruoti, kad laiku suskaičiuotų darbo užmokestį ar išmokėtų atostoginius. Jeigu įmonėje daugiau darbuotojų, suvaldyti, registruoti ir archyvuoti ginčo atvejui tokį prašymų srautą tampa nemažas iššūkis. Išauga žmogiškųjų klaidų tikimybė tiek buhalterijai, tiek ir patiems vadovams.

O kiekviena klaida, pamestas atostogų prašymas, neapskaitytos faktinės atostogų dienos reiškia finansinius nuostolius, konfliktą ir potencialų ginčą teisme.

Penktoji priežastis: be patikimo automatinio kalendoriaus ir pavadavimų sistemos, kažkam iš darbuotojų gali tekti dirbti per atostogas, nes visas skyrius “šią savaitę nepasiekiamas telefonais”...

Derinant atostogas el.paštu vadovai ir darbuotojai nemato savo komandos atostogų planų realiu laiku, darbuotojams sunku derinti pavadavimus. Vadovai priversti tvirtinti atostogas neturėdami sprendimų priėmimui reikiamos informacijos.

Beveik kiekvienos didesnės įmonės direktorius man sakydavo, jog “visiškai pasitiki” visais savo darbuotojais bei vadovais, o žmogiškųjų klaidų atvejų “pas mus nebūna”. 

Tuo tarpu teisininkai paaiškins - neturint patikimos skaitmeninės sistemos, pigiau nesivelti į teisminius ginčininkais, o tiesiog nubraukti tas ginčytinas atostogų dienas kaip “neefektyvumo nuostolius”. Personalo specialistai aplamai stengiasi neprisiminti Kalėdų ir vasaros atostogų prašymų darbymečio...

Ar verta prarasti pajamas dėl tokių klaidų? Ar prasmingas tas begalinis rankinis darbas, skaičiuojant atostogų dienas? Kiekviena įmonė sprendžia pati.

Atostogų valdymo sistemos nuoma kainuoja tiek, kiek kainuotų kasmet pavaišinti kiekvieną darbuotoją kavos puodeliu su pyragėliu. SaaS produktams nereikia nei pradinių investicijų, nei IT specialistų, užtenka užsiregistruoti ir suvesti darbuotojų duomenis.

Užtenka išvengti vienos žmogiškos klaidos, pamesto atostogų prašymo laiško, neteisingai paskaičiuotų atostogų likučių, vieno ginčo teisme, ir Jūsų įmonei tokia atostogų planavimo sistema atsipirks daug metų į priekį.