Kaip automatizuoti komandiruotes ir efektyviai valdyti informaciją

Darbuotojo komandiruotės sąvoka ir ypatumai yra numatyti LR darbo kodekse, LR pelno mokesčio įstatyme, LR Vyriausybės nutarime "Dėl dienpinigių ir kitų komandiruočių išlaidų apmokėjimo".

Remiantis minėtais teisės aktais, darbuotojo komandiruotė yra jo darbo pareigų atlikimas kitoje vietoje, negu yra jo nuolatinė darbo vieta. Komandiruotės metu darbuotojui mokamas darbo užmokestis, dienpinigiai, kompensuojamos papildomos sąnaudos  (transporto, kelionės, nakvynės ir kitos išlaidos) ir kompensuojamas kelionės laikas.

Siunčiant darbuotoją į komandiruotę, vadovui reikia sekti visą su komandiruote susijusią informaciją - komandiruotės datas, šalis, dienpinigius, išmokėtą avansą, perduoto automobilio numerius, projektą, klientą, pas kurį vykstama, numatytus komandiruotės tikslus, renginio pavadinimą ir kitą reikalingą informaciją. 

Kai įmonėje nemaža dalis darbuotojų nuolat vyksta į komandiruotes, atsiranda būtinybė valdyti komandiruočių informaciją, automatizuoti dienpinigių apskaičiavimą, ruošti dokumentaciją, informuoti reikiamus darbuotojus ir vadovus bei buhalteriją.

Siekiant išvengti žmogiškųjų klaidų, sutaupyti laiko ir patogiai valdyti visą reikiamą informaciją, komandiruočių procesas gali būti automatizuojamas komandiruočių valdymo programos pagalba.

Darbo kodekso 107 straipsnio 3 punktas numato, kad dienpinigiai darbuotojui  privalo būti mokami, jeigu darbuotojo komandiruotė trunka ilgiau negu darbo diena (pamaina) arba darbuotojas komandiruojamas į užsienį. Dienpinigių maksimalius dydžius ir jų mokėjimo tvarką nustato LR Vyriausybės nutarimas "Dėl dienpinigių ir kitų komandiruočių išlaidų apmokėjimo".

Remiantis šiais teisės aktais, dienpinigių darbuotojui galima nemokėti tik tada, kai komandiruotė yra Lietuvoje ir trunka vieną dieną. Jeigu komandiruotė Lietuvoje trunka ilgiau nei vieną komandiruotės darbo dieną, skaičiuojamas 15 eur dienpinigių dydis. 

Kai darbuotojas komandiruojamas į užsienį, net už 1 vienos dienos komandiruotę skaičiuojami dienpinigiai pagal LR Vyriausybės patvirtintus maksimalius dienpinigių dydžius, t.y. mokami 100 procentų dienpinigiai.

Vykstant į komandiruotę į kelias valstybes už faktiškai konkrečioje valstybėje išbūtas komandiruotės dienas nuo atvykimo į tą valstybę dienos mokami dienpinigiai, apskaičiuoti pagal tai valstybei nustatytą dydį. Komandiruotės dieną vykstant į kelias valstybes už tą komandiruotės dieną mokamas dienpinigių, apskaičiuotų pagal toms valstybėms nustatytus dydžius, vidurkis.

Remiantis LR Vyriausybės patvirtintu "Dienpinigių mokėjimo tvarkos aprašu", dienpinigiai gali būti mažinami, jeigu mažesni dydžiai numatyti kolektyvinėje sutartyje ar darbo sutartyje. Kolektyvinėje ar darbo sutartyje nustatyti dienpinigių dydžiai negali būti mažesni kaip 50 procentų LR Vyriausybės patvirtintų maksimalių dienpinigių dydžių. 

Naudojantis komandiruočių valdymo programa, dienpinigiai yra skaičiuojami automatiškai tiksliai pagal galiojančius teisės aktus. Dienpinigiai skaičiuojami pagal nurodytą komandiruotės trukmę, šalis ir nustatytą normą procentais. Todėl nieko nesupainiosite, nepamiršite ir išvengsite rankinio darbo ir žmogiškųjų klaidų. 

Norint komandiruotės išlaidas pripažinti leidžiamais atskaitymais, būtina komandiruotę įforminti įmonės vadovo ar jo įgalioto asmens įsakymu ar kitokios formos sprendimu. 

LR pelno mokesčio įstatymo 21 straipsnyje nurodoma, kad komandiruote laikomas vadovo ar jo įgalioto asmens įsakymu (sprendimu), kuriame turi būti nurodyta komandiruotės tikslas, vieta (vietos), trukmė (jeigu komandiruotės metu vykstama į keletą užsienio valstybių, – buvimo kiekvienoje užsienio valstybėje trukmė) ir numatomos apmokėti išlaidų rūšys, įformintas darbuotojo išvykimas iš nuolatinės darbo vietos atlikti darbo funkcijų, tarnybinio pavedimo ar kelti kvalifikacijos. 

Komandiruočių valdymo sistema gali automatiškai derinti darbuotojų pateiktus elektroninius komandiruočių prašymus ir generuoti įsakymus bei ataskaitas. 

Norėdamas vykti į komandiruotę darbuotojas savo savitarnoje užpildo komandiruotės prašymą, nurodydamas reikiamą informaciją (datas, šalis, tikslą, kitą komandiruotei svarbią informaciją, pvz. automobilis, projektas, renginio pavadinimas ir pan.). Šių duomenų pagrindu gali būti automatiškai generuojamas įsakymas.

Vadovas sistemoje mato visus darbuotojų pateiktus elektroninius komandiruočių prašymu, įmonės kalendorių ir sprendimui priimti reikalingą informaciją. Apie užregistruotas ir patvirtintas komandiruotes informuojami visi reikalingi asmenys įmonėje. 

Komandiruočių sistema pagreitina darbuotojų komunikaciją su vadovais ir bendradarbiais. Komandiruočių derinimo procesas tampa greitesnis ir efektyvesnis. Komandruočių skaitmenizavimas sutaupo daug laiko ne tik patiems darbuotojams ir vadovams, bet ir nuima didelį darbo krūvį buhalterijai. 

Sistema automatiškai sugeneruoja komandiruočių įsakymus. Taip pat galima formuoti ataskaitas norimam periodui su visa susijusia informacija (komandiruojami darbuotojai, datos, šalys, tikslas, dienpinigiai, įsakymų numeriai ir t.t.).Vadovai gali bet kuriuo metu pasižiūrėti, ką veikia konkretus darbuotojas.