Kodėl dokumentų valdymo sistema netinka personalo valdymui

Ėmę kurti HCM.LT, pirmiausia pagalvojome apie dokumentų valdymo sistemą. Juk atrodo logiška, tiesa? Personalo specialistams ir vadovams reikalinga pagalba įsakymų ir sutarčių dokumentams generuoti. Dokumentams reikia dokumentų valdymo programos. Taigi, pagrindu pasirinkome labai gerą DVS platformą ir kibome į darbą.

...Ši klaida mums kainavo daugiau nei pusę metų. Jei būtume kiek labiau apgalvoję, HCM.LT personalo valdymo sistema  Lietuvoje būtų startavusi dar 2016-ųjų pavasarį.

Bet tai supratome ne iš karto. Kuo toliau vystėme personalo valdymo sistemą, tuo aiškiau matėme, jog HR vadovai apie darbuotojus galvoja visiškai ne kaip apie darbo sutarčių dokumentus ar bylas kartotekose. Kuo daugiau dokumentų versijavimo, bendrinimo, redagavimo funkcijų sukurdavome, tuo mažiau sistemos prototipą atsiversdavo kliento vadovai. 

Ir HR skyriui, ir  vadovams reikėjo informacijos apie darbuotojus. Kodėl konkrečiame skyriuje darbuotojai demotyvuoti ir išeidinėja iš darbo, o kitame – labai lojalūs ir laimingi? Kaip klostėsi Monikos karjera, palyginus su jos bendradarbiu ir bendramoksliu Petru? Kiek padidės departamento išlaidos, pritaikius kitokią darbo užmokesčio sistemą? Kaip kinta konkrečios specialybės atlyginimai Panevėžyje?

Visą šią informaciją labai sunku išgauti iš dokumentų saugyklos. Taip, be abejo, žinoma, jog dokumentų reikia. Dokumentai turi būti teisiškai tvarkingi, pasirašyti ir apskaityti. Tačiau personalo dokumentai dažniausiai yra labai šabloniški – reikalinga informacijos kruopelė skęsta teisiškai reikalingo teksto jūroje. Išrinkti informaciją iš keliasdešimties dokumentų nėra patogu.

“Praregėjimas” atėjo, kai palyginome personalo informacijos valdymą su tuo, ką žinojome geriausia – su internetine bankininkyste. 

E-banko vartotojui reikia žinoti sąskaitos likutį. Jis nori matyti sąskaitos istoriją – iš kur ir kada kokios lėšos atsirado, ir kas kur kada pinigus pervedė. Reikia lengvai padaryti pinigų pavedimą, reikia sukurti atidėtą mokėjimą, ir reikia pranešimo apie sąskaitos likučio pasikeitimą. Įmonėms dažnai reikalingas teisių valdymas.

O dokumentai? Taip, dokumentų irgi reikia. Reikia atsispausdinti pavedimo kopiją arba sąskaitos išrašą.

Bet ar apie savo banko sąskaitą kas nors galvoja kaip apie pavedimo dokumentų aibę? Ne! Dokumentai turi atsirasti kada jų reikia, jie turi atsirasti iš informacijos ir įvykusių faktų, jie lydi finansinę informaciją.

Tai supratę, turėjome visą platformą ir sprendimą pakeisti iš esmės. 

Dabartinėje HCM.LT personalo valdymo programos versijoje darbuotojų informacija yra pirmiausias ir svarbiausias dalykas, kurį mato sistemos naudotojai. Informaciją galima agreguoti, grupuoti, analizuoti (atskirai kiekvienam darbuotojui ar darbuotojų grupei pagal kokį nors požymį), matyti dabartinę situaciją ar istorinį kitimą, kurti bet kokius požymius ir valdyti prieigą prie jų.

O dokumentai? Taip, visi reikalingi dokumentai irgi generuojami pagal poreikį. Jie atsiranda kada jų reikia, jie atsiranda iš informacijos ir įvykusių faktų – tokių, kaip darbuotojo samdymas, atlyginimo ar pareigų keitimas, atostogos ir pavadavimas. Dokumentai automatiškai koreguojami ir versijuojami kuomet koreguojama pirminė informacija.

Bet jie dažniausiai atsiranda kaip personalo procesų rezultatas, o ne priežastis. Dokumentas dažniausiai sugeneruojamas vieną kartą, jeigu reikia – atspausdinamas ir pasirašius padedamas saugoti. O tuo tarpu personalo informacija yra analizuojama ir valdoma nuolatos.

Kaip skiriasi lojalumas skyriuose, kaip klostėsi darbuotojo A karjera palyginus su darbuotoju B, kiek padidės departamento išlaidos su kitokia darbo užmokesčio sistemą, koks vyrų ir moterų balansas, koks vidutinis darbuotojo amžius, kaip kinta bet kuris požymis – visa tai yra darbuotojų informacija, kuri dabar pasiekiama greitai ir intuityviai.