Visi įmonės vidiniai trumpai saugomi (iki 25 metų) dokumentai gali būti siunčiami darbuotojui susipažinti ir pasirašyti elektroniniu būdu. Pavyzdžiui, konkrečiam vienam darbuotojui galima elektroniškai įteikti įsakymą apie jo komandiruotę arba grupę darbuotojų supažindinti su naujai patvirtinta įmonės vidaus tvarkos taisykle. Tai leidžia atsisakyti daug nereikalingų popierių.

Naudojant HCM.LT E-pasirašymo modulį, darbuotojų elektroninis susipažinimas ir pasirašymas patikimai fiksuojamas ir matomas sistemoje, todėl nereikia nei rinkti darbuotojų fizinių parašų, nei saugoti popierinių žurnalų. Tai dar vienas žingsnis į įmonę be popierių.

Naudoti elektroninį parašą dokumentų pasirašymui įteisina tiek Europos Sąjungos teisės aktai, tiek ir Lietuvos įstatymai bei poįstatyminiai aktai. Plačiau apie elektroninio dokumentų pasirašymo teisinį reglamentavimą skaitykite "Elektroninis parašas norintiems dirbti greičiau, efektyviau ir be popierių".

Darbo kodeksas ir įstatymai numato darbdaviams įpareigojimus dėl vidaus tvarkų parengimo ir privalomo darbuotojų supažindinimo. Taigi, kiekviena įmonė turi pasirengusi nemažai įmonės vidinių dokumentų.

Remiantis Darbo kodekso 42 straipsnio 4 d. "Darbdavys leidžia darbuotojui pradėti dirbti tik tada, kai pasirašytinai supažindina darbuotoją su darbo sąlygomis, tvarką darbovietėje nustatančiomis darbo teisės normomis, darbuotojų saugos ir sveikatos reikalavimais."

Darbuotojas pasirašytinai turi patvirtinti, kad su visomis šiomis tvarkomis susipažino. Norint dirbti efektyviau, visas įmonės vidaus tvarkas, darbo saugos instrukcijas ir kitus trumpai saugomus dokumentus darbdavys supažindinimui ir pasirašymui gali pateikti per HCM.LT sistemą. 

Darbuotojas savitarnoje mato visus išsiųstus dokumentus ir gali susipažinti jam patogiu metu

Remiantis Valstybinės darbo inspekcijos specialistų nuomone, organizuojant darbuotojų instruktavimą elektroniniu būdu (naudojant elektroninius duomenis), instruktavimo patvirtinimas saugiu elektroniniu parašu atitiktų darbuotojų saugos ir sveikatos teisės aktų nuostatas, įforminant instruktavimo faktą pagal Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymą.

Kadangi technologiniai sprendimai egzistuoja, teisinis reglamentavimas sukurtas, elektroninis dokumentų pasirašymas vis plačiau praktikuojamas ir keičia neefektyvius biurokratinius procesus.

Štai keli dažni scenarijai, kaip greitai ir patogiai supažindinti darbuotojus su dokumentais:

• Į HCM.LT įkeliama kokia nors darbo tvarkos taisyklė, instrukcija arba darbų saugos politika. Vienu mygtuko paspaudimu visi įmonės darbuotojai (arba kokia nors jų dalis) informuojami, o jų perskaitymas ir susipažinimas saugomas žurnale.

Elektroninis supažindinimas su darbų ir sveikatos instrukcija

• HCM.LT dokumentų modulis konkrečiam darbuotojui sugeneravo personalo dokumentą (perdavimo-priėmimo aktą, pasiūlymą užimti pareigas arba komandiruotės įsakymą). Nespausdinant popierinio dokumento, vienu mygtuko paspaudimu, dokumentas perduodamas susipažinti darbuotojui.

Greitas ir patogus būdas supažindinti darbuotoją su komandiruotės įsakymu

Bet kuriuo atveju, darbuotojai savo savitarnoje lengvai pasieks išsiųstus dokumentus, galės juos atsisiųsti ir susipažinti patogiu metu mygtuko paspaudimu “Susipažinau”. Toks pasirašymas HCM.LT sistemoje visiškai atitinka pažangiojo parašo reikalavimus ir turi įrodomąją reikšmę, kad darbuotojas tikrai susipažino su dokumentu. HCM.LT sistemoje automatiškai fiksuojami visi metaduomenys: vartotojui išsiųsta unikali nuoroda, vartotojo adresas, vartotojo el. pašto adresas, dokumento atsisiuntimas, perskaitymas ir mygtuko "Susipažinau" su e-dokumentu paspaudimas.

Elektroninis supažindinimo su dokumentais žurnalas

Ilgai saugomus (iki 50 metų) dokumentus, tokius kaip darbo sutartis, darbo sutarties pakeitimas, darbo sutarties nutraukimas, HCM.LT sistemoje galima pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu. HCM.LT sukuriamas PAdES B-LTV ilgalaikio galiojimo kvalifikuotas e-parašas teisiškai galioja visoje Europos Sąjungoje. Kiekvienas kvalifikuotu parašu pasirašytas HCM.LT sistemoje dokumentas yra patvirtintas kvalifikuota laiko žyma, teisiškai įrodančia, kada dokumentas buvo pasirašytas.

Kvalifikuoto elektroninio parašo teisinė galia yra lygiavertė rašytiniam parašui.