Darbo grafiko sudarymas pagal Darbo kodeksą: Excel ar sistema?

Darbo grafiko sudarymas atrodo paprasta užduotis: darbuotojų sąrašas, mėnesio dienos ir valandų skaičius lentelėje. Kol visi įmonėje dirba nuo pirmadienio iki penktadienio po aštuonias valandas, tam iš tiesų dažnai pakanka Excel lentelės.

Situacija pasikeičia, kai atsiranda pamaininis darbas, suminė darbo laiko apskaita, ne visas darbo laikas, nedarbingumai, atostogos, komandiruotės, prastovos ar skirtingos darbuotojų darbo laiko normos. Tada darbo grafikas nebėra dokumentas, kurį galima sudaryti kartą per mėnesį ir pamiršti. Jis tampa nuolat prižiūrimu procesu.

Šiame straipsnyje aptariame, ką nustato Darbo kodeksas, kuo darbo grafikas skiriasi nuo darbo laiko apskaitos žiniaraščio, kokios ribos taikomos pamainoms ir suminei darbo laiko apskaitai bei kada Excel šablono pradeda nebepakakti.

Trumpai: svarbiausios darbo grafiko taisyklės

Darbo grafikas parodo, kada darbuotojas turi dirbti, o darbo laiko apskaita fiksuoja faktiškai dirbtą ir kitą apskaitomą laiką.

Taikant suminę darbo laiko apskaitą:

• darbo grafikas darbuotojui pranešamas ne vėliau kaip prieš 7 dienas iki jo įsigaliojimo;
• grafikas gali būti keičiamas tik nuo darbdavio valios nepriklausančiais atvejais, darbuotoją įspėjus prieš 2 jo darbo dienas;
• pagal bendrąją taisyklę apskaitinis laikotarpis negali būti ilgesnis kaip 3 paeiliui einantys mėnesiai;
• grafikas turi būti sudarytas laikantis maksimaliojo darbo laiko ir minimaliojo poilsio reikalavimų;
• švenčių dienos išvakarėse darbo diena paprastai trumpinama 1 valanda.

Atskiroms ekonominės veiklos sritims gali būti taikomos specialios darbo ir poilsio laiko taisyklės, todėl specifinėje veikloje visada reikia įvertinti ir specialų reguliavimą.

Darbo grafikas ir darbo laiko apskaitos žiniaraštis – ne tas pats

Pradėti verta nuo skirtumo, kuris praktikoje vis dar dažnai painiojamas.

Darbo grafikas yra planas. Jis parodo, kada ir kiek darbuotojas turėtų dirbti.

Darbo laiko apskaitos žiniaraštis fiksuoja faktiškai apskaitomą darbo laiką: dirbtas valandas, viršvalandžius, darbą naktį, švenčių dienomis ir kitus apskaitomus laikotarpius.

Praktiškai jie beveik niekada visiškai nesutampa. Darbuotojas gali susirgti, pasikeisti pamaina, atsirasti viršvalandžių, atostogų ar komandiruotė.

Būtent šioje vietoje personalo ir darbo užmokesčio apskaitos duomenys pradeda skirtis. Todėl gera praktika – planuojamą ir faktiškai apskaitomą laiką laikyti vienoje sistemoje arba bent užtikrinti patikimą jų tarpusavio suderinimą.

Darbo laiko norma ir darbo laiko režimas

Dar viena dažna klaida – painioti darbo laiko normą su darbo laiko režimu.

Darbo laiko norma atsako į klausimą kiek darbuotojas turi dirbti.

Pagal Darbo kodekso 112 straipsnį įprasta darbo laiko norma yra 40 valandų per savaitę, jeigu darbuotojui nenustatyta sutrumpinta darbo laiko norma arba nesusitarta dėl ne viso darbo laiko.

Darbo laiko režimas atsako į klausimą kaip tos valandos paskirstomos.

Darbo kodekso 113 straipsnyje numatyti keli darbo laiko režimai, tarp jų:

• nekintanti darbo dienos arba pamainos trukmė ir darbo dienų per savaitę skaičius;
• suminė darbo laiko apskaita;
• lankstus darbo grafikas;
• suskaidytos darbo dienos laiko režimas;
• individualus darbo laiko režimas.

Tai turi labai konkrečią reikšmę sudarant grafiką. Ta pati 40 valandų savaitės norma dviem darbuotojams gali būti paskirstyta visiškai skirtingai. Vienas gali dirbti po 8 valandas penkias dienas per savaitę, kitas – ilgesnėmis pamainomis pagal suminę darbo laiko apskaitą.

„Puse etato“ nėra automatiškai „4 valandos per dieną“

Susitarimą dėl ne viso darbo laiko reglamentuoja Darbo kodekso 40 straipsnis.

Šalys gali susitarti mažinti:

• darbo valandų skaičių per dieną;
• darbo dienų skaičių per savaitę ar mėnesį;
• arba taikyti abu būdus kartu.

Todėl buityje vartojamas pasakymas „0,5 etato“ nėra teisinis sinonimas „4 valandos kiekvieną dieną“.

Pavyzdžiui, darbuotojas gali dirbti:

• po 4 valandas penkias dienas per savaitę;
• 8 valandas dvi dienas ir 4 valandas trečią dieną;
• arba pagal kitokį darbo sutartyje ir darbo laiko režime nustatytą paskirstymą.

Proporcingas darbo valandų paskirstymas gali būti patogi numatytoji sistemos taisyklė, tačiau jis neturėtų būti vienintelis galimas variantas.

Darbo grafiko sistemoje naudinga turėti galimybę nustatyti ne tik bendrą darbuotojo savaitės ar mėnesio normą, bet ir skirtingą normą konkrečioms savaitės dienoms. Pavyzdžiui: pirmadienį – 8,5 valandos, penktadienį – 7,5 valandos.

HCM.LT grafiko modulyje individualias dienos normas galima nustatyti atskirai. Jei jos nenustatytos, sistema gali naudoti proporcingą paskirstymą.

Kaip sudaryti darbo grafiką: pagrindiniai žingsniai

Praktiškai darbo grafiko sudarymą verta skaidyti į kelis etapus.

1. Nustatyti darbuotojo darbo laiko normą

Pirmiausia reikia žinoti darbuotojo darbo sutarties sąlygas:

• ar dirbama visą, ar ne visą darbo laiką;
• ar taikoma sutrumpinta darbo laiko norma;
• kiek valandų turi būti dirbama per savaitę.

2. Nustatyti darbo laiko režimą

Kitas žingsnis – suprasti, kaip darbo laikas bus paskirstytas. Jeigu taikomas įprastas nekintantis grafikas, planavimas paprastesnis. Jeigu taikoma suminė darbo laiko apskaita, reikia stebėti ne tik mėnesio normą, bet ir visą apskaitinį laikotarpį.

3. Įvertinti neatvykimus ir kitus žinomus duomenis

Dar prieš sudarant grafiką verta įtraukti:

• patvirtintas atostogas;
• žinomus nedarbingumo laikotarpius;
• komandiruotes;
• prastovas;
• darbuotojo priėmimo arba atleidimo datą.

4. Patikrinti darbo ir poilsio ribas

Grafikas turi atitikti maksimaliojo darbo laiko, minimalaus poilsio ir kitus Darbo kodekso reikalavimus.

5. Patikrinti šventines ir prieššventines dienas

Švenčių dienų išvakarėse darbo diena paprastai turi būti sutrumpinta viena valanda.

6. Paskelbti grafiką laiku

Jeigu taikoma suminė darbo laiko apskaita, darbuotojui grafikas turi būti praneštas ne vėliau kaip prieš septynias dienas iki jo įsigaliojimo.

Pamainų grafikas ir suminė darbo laiko apskaita

Suminė darbo laiko apskaita yra vienas dažniausių atvejų, kai grafikas tampa kritiškai svarbiu darbo organizavimo įrankiu. Ją reglamentuoja Darbo kodekso 115 straipsnis, tačiau kartu būtina vertinti ir Darbo kodekso 113, 114 bei 122 straipsniuose nustatytus reikalavimus.

Apskaitinis laikotarpis

Pagal bendrąją Darbo kodekso taisyklę apskaitinis laikotarpis negali būti ilgesnis kaip trys paeiliui einantys mėnesiai. Tam tikrose ekonominės veiklos srityse gali būti taikomos specialios Darbo kodekso 121 straipsnyje ir kituose teisės aktuose numatytos darbo bei poilsio laiko taisyklės.

Kada darbuotojui turi būti pateiktas grafikas?

Taikant suminę darbo laiko apskaitą darbo grafikas darbuotojui pranešamas ne vėliau kaip prieš septynias dienas iki jo įsigaliojimo. Tai yra terminas iki konkretaus grafiko įsigaliojimo, o ne būtinai iki kalendorinio mėnesio pradžios.

Kada galima pakeisti jau paskelbtą grafiką?

Darbo grafikas gali būti keičiamas tik nuo darbdavio valios nepriklausančiais atvejais. Apie tokį pakeitimą darbuotojas turi būti įspėtas prieš dvi jo darbo dienas. Todėl praktika, kai vadovas savo nuožiūra keičia rytojaus pamainą vien todėl, kad pasikeitė darbų apimtis, gali neatitikti Darbo kodekso reikalavimų.

48, 52 ir 60 valandų ribos: kuo jos skiriasi?

Tai viena painiausių suminės darbo laiko apskaitos vietų, nes Darbo kodekse sutinkami keli skirtingi skaičiai.

48 valandos – vidutinė darbo laiko riba

Vidutinis darbo laikas, įskaitant viršvalandžius, per apskaitinį laikotarpį negali viršyti 48 valandų per kiekvieną septynių dienų laikotarpį. Svarbiausias žodis čia – vidutinis. Tai nereiškia, kad kiekvieną atskirą savaitę darbuotojas negali dirbti daugiau nei 48 valandas. Taikant suminę darbo laiko apskaitą darbo valandos gali pasiskirstyti nevienodai, tačiau apskaitinio laikotarpio vidurkis turi atitikti nustatytą ribą.

52 valandos – grafiko riba taikant suminę apskaitą

Taikant suminę darbo laiko apskaitą darbo arba pamainų grafikai turi būti sudaromi taip, kad per konkretų septynių dienų laikotarpį nebūtų numatyta daugiau kaip 52 darbo valandos, neįskaitant tam tikrų papildomo darbo ir budėjimo atvejų. Todėl 52 valandų riba nėra tas pats, kas 48 valandų vidurkis.

60 valandų – maksimali faktinio darbo riba

Bendra maksimali darbo laiko trukmė per septynių dienų laikotarpį, įskaitant viršvalandžius ir papildomą darbą, paprastai negali viršyti 60 valandų.

Trumpai:

48 val. – vidurkis per apskaitinį laikotarpį.
52 val. – planavimo riba grafike taikant suminę apskaitą.
60 val. – maksimali darbo laiko riba per konkretų septynių dienų laikotarpį.

Automatizuotoje sistemoje naudinga visas šias ribas tikrinti atskirai, nes viena teisinga suma savaime negarantuoja, kad laikomasi kitų reikalavimų.

Kiek gali trukti viena pamaina?

Pagal bendrąją Darbo kodekso taisyklę darbo laikas per darbo dieną arba pamainą, įskaitant viršvalandžius ir papildomą darbą, negali viršyti 12 valandų, neįskaitant pietų pertraukos. Tačiau atskiroms ekonominės veiklos sritims teisės aktai gali numatyti specialius darbo ir poilsio laiko ypatumus. Todėl sistemoje 12 valandų patikra turėtų būti vertinama kaip bendroji taisyklė, o specifinėse veiklos srityse – papildomai tikrinamas specialus reguliavimas.

Minimalus poilsio laikas tarp pamainų

Darbo grafikas negali būti sudaromas vertinant tik bendrą darbuotojo valandų skaičių.

Pagal bendrąją taisyklę darbuotojui turi būti užtikrinamas:

• ne trumpesnis kaip 11 valandų nepertraukiamas paros poilsis;
• ne trumpesnis kaip 35 valandų nepertraukiamas poilsis per septynių dienų laikotarpį.

Taip pat taikant suminę darbo laiko apskaitą draudžiama darbuotojui skirti dirbti dvi pamainas iš eilės. Bendroji Darbo kodekso taisyklė taip pat riboja darbą daugiau kaip šešias dienas per septynias paeiliui einančias dienas.

Kas nutinka apskaitinio laikotarpio pabaigoje?

Suminės darbo laiko apskaitos esmė yra ta, kad darbuotojo valandos galutinai įvertinamos ne kiekvieno atskiro mėnesio, o viso apskaitinio laikotarpio kontekste. Jeigu apskaitinio laikotarpio pabaigoje darbuotojas dėl jam sudaryto darbo laiko režimo nėra išdirbęs visos nustatytos normos, už neišdirbtą normos dalį taikomas Darbo kodekse nustatytas apmokėjimas. Jeigu darbuotojas apskaitinio laikotarpio normą viršijo, viršytas laikas apmokamas kaip viršvalandinis darbas arba, darbuotojui pasirinkus ir esant įstatyme numatytoms sąlygoms, kompensuojamas papildomu poilsio laiku.

Prieššventinė darbo diena: kada trumpinama viena valanda?

Darbo kodekso 112 straipsnis nustato, kad švenčių dienų išvakarėse darbo dienos trukmė trumpinama viena valanda. Ši taisyklė praktikoje sukelia nemažai klaidų.

Prieššventinės darbo dienos trumpinimas nėra skirtas tik darbuotojams, dirbantiems 8 valandas per dieną. Bendroji taisyklė taikoma ir darbuotojams, dirbantiems ne visą darbo laiką, pagal suminę darbo laiko apskaitą ar pamainomis. Todėl, pavyzdžiui, darbuotojui, kuriam prieššventinę dieną pagal grafiką numatyta 6 valandų pamaina, ji paprastai trumpinama iki 5 valandų.

Išimtis darbuotojams, kuriems nustatyta sutrumpinta darbo laiko norma

Tačiau darbo dienos trumpinimas viena valanda netaikomas darbuotojams, kuriems jau taikoma sutrumpinta darbo laiko norma. Sutrumpinta darbo laiko norma reglamentuojama Vyriausybės nutarimu Nr. 496 „Dėl Lietuvos Respublikos darbo kodekso įgyvendinimo“, kuriuo patvirtintas “Sutrumpinto darbo laiko normų ir apmokėjimo tvarkos aprašas.

Ką daryti, jei pamainos sutrumpinti neįmanoma?

Jeigu dėl darbo organizavimo ypatumų arba nepertraukiamos veiklos darbo dienos sutrumpinti viena valanda nėra galimybės, DK 112 straipsnis numato, kad už šią valandą turi būti apmokama kaip už viršvalandinį darbą. Tokiam darbui taip pat aktualūs DK 119 straipsnyje nustatyti viršvalandinio darbo reikalavimai. Todėl ši valanda negali tiesiog „dingti“ bendroje mėnesio normoje.

Kai darbuotojų yra dvidešimt, viena valanda gali atrodyti kaip smulkmena. Kai darbuotojų keli šimtai, viena neteisingai pritaikyta taisyklė jau reiškia šimtus neteisingai suplanuotų arba apskaitytų valandų.

Kai darbuotojas suserga ar išeina atostogų, keičiasi ir apskaita

Mėnesio pradžioje sudarytas darbo grafikas iki mėnesio pabaigos dažnai pasikeičia. Darbuotojai suserga, išeina atostogų, vyksta į komandiruotes, patiria prastovas, priimami į darbą, atleidžiami, pakeičia darbo laiko normą ar režimą. Taikant suminę darbo laiko apskaitą pateisinami neatvykimai neturi automatiškai pavirsti darbuotojo „neišdirbtomis“ valandomis. Darbo laiko norma turi būti perskaičiuojama pagal konkrečiam neatvykimo tipui taikomas taisykles.

Klaidos čia dažniausiai atsiranda ne grafiko sudarymo dieną, o vėliau – kai duomenys jau pasikeitė, o Excel lentelė liko sena.

Darbo grafikas Excel: kada jo pakanka?

Excel nėra blogas darbo grafiko įrankis. Nedidelei komandai, kurioje darbuotojai dirba vienodu režimu, darbo grafiko Excel šablonas dažnai yra paprasčiausias ir greičiausias sprendimas. Problemos atsiranda tada, kai vienoje lentelėje nebeužtenka informacijos visam procesui valdyti.

Dažniausiai susiduriama su trimis problemomis.

1. Duomenys išsiskaido per kelis failus

Grafikas yra viename faile, atostogos – kitame, nedarbingumai – trečiame, o buhalterijai reikalinga dar kita lentelė. Vienur duomenys jau atnaujinti, kitur – dar ne.

2. Darbo kodekso taisyklės lieka žmogaus galvoje

Excel savaime nežino, kad:

• prieššventinę dieną reikia sutrumpinti;
• darbuotojui reikia užtikrinti minimalų poilsį;
• suminės apskaitos grafike aktuali 52 valandų riba;
• reikia stebėti 48 valandų vidurkį;
• bendras darbo laikas negali viršyti nustatytų maksimalių ribų.

Visa tai turi prisiminti grafiką sudarantis žmogus arba reikia kurti papildomas formules ir tikrinimo mechanizmus.

3. Atsiranda versijų problema

Kai tą patį failą redaguoja keli padalinių vadovai, greitai atsiranda klausimas: kuri failo versija yra galutinė? Todėl perėjimas į sistemą nėra Excel atsisakymas. Priešingai – praktiškas sprendimas leidžia duomenis eksportuoti į Excel, ten atlikti reikalingą analizę ar masinius pakeitimus ir, jei tokia funkcija numatyta, importuoti duomenis atgal. Excel lieka įrankiu, bet nustoja būti vienintele duomenų saugojimo vieta.

Ką darbo grafiko sudaryme automatizuoja HCM.LT?

Kai darbo grafikų administravimas perkeliamas į personalo valdymo sistemą, didžiausią naudą duoda ne pati elektroninė lentelė, o duomenų susiejimas ir automatizuotos patikros.

HCM.LT darbo grafikas

1. Grafikas kuriamas iš sistemoje jau esančių duomenų

Kuriant mėnesio grafiką galima naudoti darbuotojo darbo sutarties ir darbo laiko duomenis bei susieti juos su kita personalo informacija.

Priklausomai nuo naudojamų HCM.LT modulių ir integracijų, grafike gali būti įvertinami:

• nedarbingumai;
• patvirtintos atostogos;
• komandiruotės;
• prastovos;
• darbuotojo priėmimo ir atleidimo datos.

Tai sumažina poreikį tą pačią informaciją rankiniu būdu perkelti iš kelių skirtingų šaltinių. Neatitikimai tarp darbuotojo normos ir suplanuotų valandų gali būti išryškinami, todėl vadovui nereikia kiekvieną kartą rankiniu būdu tikrinti visos lentelės.

2. Prieššventinės dienos taisyklė gali būti pritaikoma automatiškai

Sudarant grafiką sistema gali automatiškai įvertinti prieššventinę darbo dieną ir sutrumpinti darbuotojams planuojamą darbo laiko normą viena valanda. Automatizavus šią patikrą sumažėja rizika praleisti vieną iš dažniausių darbo grafikų klaidų.

3. Pasikeitus duomenims nereikia kurti viso grafiko iš naujo

Darbuotojui susirgus, pakeitus atostogų planus, pradėjus ar baigus darbo santykius, grafiko informacija turi būti atnaujinama.

HCM.LT sprendime pasikeitusi informacija gali būti identifikuojama ir grafikas atnaujinamas darbuotojo arba mėnesio lygmeniu.

Svarbu, kad sistemos atnaujinimo logika būtų suderinta su įmonės procesu ir neištrintų sąmoningai atliktų rankinių grafiko pakeitimų.

4. Excel eksportas ir importas atgal

Darbo grafiką galima eksportuoti į Excel formatą ir naudoti tolimesnei analizei ar duomenų apdorojimui. Priklausomai nuo HCM.LT konfigūracijos, eksportuojami duomenys gali apimti darbuotojo identifikavimo informaciją, tabelio numerį, vardą ir pavardę, darbo laiko tipą, kaštų centrą ar kitą analitinę informaciją.

Tą patį failą galima importuoti atgal į sistemą. Praktikoje tai reiškia, kad masinius pakeitimus ar analizę galima daryti įprastoje Excel aplinkoje, o rezultatas grįžta į vieną bendrą šaltinį. Excel lieka įrankiu, bet nustoja būti vienintele tiesos versija.

5. Grafiko duomenis galima papildyti analitika

Darbo laikas gali būti siejamas ne tik su darbuotoju, bet ir su kaštų centru, projektu, objektu, padaliniu, kita įmonėje naudojama analitine dimensija. Tai leidžia atsakyti ne tik į klausimą „kiek valandų darbuotojas dirbo?“, bet ir į klausimą: „Kiek darbo valandų sunaudota konkrečiam projektui, objektui ar padaliniui?“ Tokia informacija tampa naudinga ne tik personalo administravimui, bet ir kaštų analizei.

Prieigos teisės ir mėnesio uždarymas

Darbo grafikas didesnėje įmonėje retai būna vieno žmogaus darbas.

Procesą galima organizuoti taip:

1. padalinių vadovams suteikiama prieiga tik prie jų darbuotojų;
2. atsakingas asmuo sukuria įmonės ar padalinių mėnesio grafikus;
3. vadovai suplanuoja savo komandų darbo laiką ir pamainas;
4. mėnesio eigoje duomenys atnaujinami pagal nedarbingumus, atostogas, įdarbinimus, atleidimus ir kitus pasikeitimus;
5. prieš perduodant darbo laiko duomenis darbo užmokesčio apskaitai laikotarpis uždaromas arba užrakinamas.

Paskutinis žingsnis ypač svarbus. Uždarytas laikotarpis aiškiai parodo, kuri duomenų versija laikoma galutine. Taip išvengiama situacijos, kai buhalterija jau skaičiuoja darbo užmokestį, o padalinio vadovas tuo pačiu metu dar keičia praėjusio mėnesio valandas.

Darbo grafiko Excel šablonas ar sistema?

Nėra vieno teisingo atsakymo visoms įmonėms. Jeigu turite dešimt darbuotojų, visi dirba tuo pačiu grafiku ir pasikeitimų beveik nebūna, papildoma sistema gali nesuteikti didelės naudos.

Tačiau kuo daugiau atsiranda:

• darbuotojų;
• pamainų;
• darbo laiko režimų;
• skirtingų normų;
• neatvykimų;
• vadovų, redaguojančių grafikus;

tuo daugiau darbo reikia ne pačiam grafiko sudarymui, o jo teisingumo palaikymui.

Būtent čia ir atsiranda didžiausia darbo grafiko automatizavimo vertė.

Esmė

Geras darbo grafikas nėra tas, kurį pavyko gražiai sudaryti pirmą mėnesio dieną.

Geras grafikas yra tas, kuris išlieka teisingas ir dvidešimtą mėnesio dieną – kai vienas darbuotojas susirgo, kitas išėjo atostogų, trečias pakeitė darbo laiko normą, o ketvirtas dirbo prieššventinę pamainą.

Skaitmeninimo tikslas nėra pakeisti žmogų.

Jo vertė paprastesnė: automatiškai patikrinti tai, ką galima patikrinti pagal aiškias taisykles, sujungti duomenis, kurie jau egzistuoja sistemoje, ir palikti žmogui tuos sprendimus, kuriems iš tiesų reikia jo vertinimo.