Personalo dokumentų pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu

Ar gali personalas dirbti be popierių ir nuotoliniu būdu?

HCM.LT personalo valdymo sistemoje personalo dokumentus ne tik lengva sugeneruoti automatiškai, bet galima pasirašyti elektroniniu parašu, tiek kvalifikuotu, tiek ir pažangiuoju.

Įmonės išoriniai dokumentai bei ilgai saugomi (iki 50 metų) personalo dokumentai, tokie kaip darbo sutartis, darbo sutarties pakeitimas, darbo sutarties nutraukimas, yra pasirašomi kvalifikuotu elektroniniu parašu. Vidiniai trumpai saugomi (iki 25 metų) įmonės dokumentai, tvarkos gali būti pasirašomi pažangiuoju parašu.

Elektroninis parašas turi tokią pat teisinę galią, kaip ir įprastas, ranka padėtas parašas, ir galioja visoje Europos Sąjungoje.

Kvalifikuoto elektroninio parašo teisinė galia yra lygiavertė rašytiniam parašui. Tai įtvirtina Europos Parlamento ir Tarybos Reglamentas (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje (e-IDAS Reglamentas).

Elektroninio parašo, neatitinkančio kvalifikuotam elektroniniam parašui keliamų reikalavimų, kurie yra numatyti e-IDAS Reglamente, teisinė galia yra lygiavertė rašytiniam parašui, jeigu tokio elektroninio parašo naudotojai dėl to iš anksto susitaria raštu ir jeigu yra galimybė šį susitarimą išsaugoti patvariojoje laikmenoje. Tai įtvirtina Elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų įstatymas.

Personalo vadovai ir specialistai gali dirbti iš bet kurios pasaulio vietos - HCM.LT personalo valdymo programa yra pasiekiama online iš bet kur ir bet kokio įrenginio. Vadovai ir darbuotojai visus elektroninius dokumentus gali pasirašyti kvalifikuotu parašu pasirinkta el.parašo priemone - mobiliuoju parašu ar su "Smart-ID", kurį plačiai naudoja ir didieji bankai bei kiti el. paslaugų teikėjai Baltijos šalyse.

HCM.LT sukuriamas PAdES B-LTV ilgalaikio galiojimo kvalifikuotas e-parašas teisiškai galioja ir yra pripažįstamas visoje Europos Sąjungoje. Kad būtų dar saugiau, kiekvienas kvalifikuotu parašu pasirašytas HCM.LT sistemoje dokumentas yra patvirtintas kvalifikuota laiko žyma, teisiškai įrodančia, kada dokumentas buvo pasirašytas. Nuo to priklauso įrodinėjimo galimybės, kad pasirašymo metu kvalifikuotas elektroninis parašas galiojo.

Kurdami HR sistemą daug pastangų skiriame tam, kad sistema būtų patogi bei lengvai naudojama, o ne vien tik galingas ir teisiškai patikimas įrankis. Tikslas yra vartotojo patogumas ir teikiama nauda, todėl kiek galima mažiau vietos klaidoms ir kaip galima greitesni (paprastesni) procesai.

Jokio fizinio kontakto, jokių popierių, teisiškai tvarkinga ir teisėta.